Reisekosten
Alles zu Reisekosten bei Dienstreisen in TimeFusion
Was sind Reisekosten?
Arbeitgeber müssen ihren Arbeitnehmern ein Mindestmaß ihrer Reisekosten für Dienstreisen ersetzen. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben und wird als Reisekostenersatz bezeichnet.
Für die Verpflegung während einer Dienstreise steht Arbeitnehmern ein Tagesgeld zu.
Was ist ein Tagesgeld-Satz?
Ein Tagesgeld-Satz ist der Betrag, der Arbeitnehmern für die Verpflegung während einer Dienstreise pro Tag zusteht.
Definiere Tagesgeld-Sätze für Dienstreisen pro Land und Zeitraum. Die Gültigkeit kann zeitlich begrenzt werden (z.B. für Änderungen der Höhe der offiziellen Sätze).
Wie aktiviere ich die Funktion Reisekosten?
Gehe zur Seite Einstellungen
Wähle den Punkt Funktionen
Setze eine Haken bei der Funktion Reisekosten und speichere die Änderung
Um die Funktion Reisekosten verwenden zu können, muss zuvor die Funktion Zeitarten aktiviert werden.
Auf der Seite Einstellungen erscheint nun der Punkt Zeitarten.
Wie erstelle ich einen Tagesgeld-Satz?
Gehe zur Seite Einstellungen → Zeitarten → Reisekosten-Tagesgeldsätze
Klicke auf den Button Neu
Passe die vorgeschlagenen Werte gegebenenfalls an
In Österreich steht seit 01.01.2025 ein Tagesgeld von 30,00€ pro Tag zu. Diese Einstellung wird automatisch vorgeschlagen.
Klicke auf den Button Erstellen um den Vorgang abzuschließen
Wie ändere ich einen Tagesgeld-Satz?
Gehe zur Seite Einstellungen → Zeitarten → Reisekosten-Tagesgeldsätze
Wähle den zu bearbeitenden Tagesgeld-Satz aus
Nimm die gewünschten Änderungen vor
Falls der Tagesgeld-Satz bereits für einen Zeitraum verwendet wird, können einige Einstellungen nicht geändert werden, da sie die Berechnung von bereits aufgezeichneten Zeiten verändern würden. So werden ungewollte Änderungen an bestehenden Erfassungen und Abrechnungen vermieden.
Beim Ändern von Betrag oder Land eines bestehenden Satzes wird zusätzlich die Änderungssperre geprüft - gesperrte Zeiträume lassen sich damit nicht nachträglich anders berechnen. Einen Satz zu beenden oder umzubenennen ist jederzeit möglich.
Klicke auf den Button Änderungen speichern um den Vorgang abzuschließen
Wie verwende ich einen Tagesgeld-Satz für eine Dienstreise?
Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Zeitoption des Typs Dienstreise erscheint das Feld Tagesgeld-Satz. Hier kann der Tagesgeld-Satz ausgewählt werden.
In der Auswahl erscheint je Land nur der aktuell gültige Satz.
Wenn kein Tagesgeld-Satz ausgewählt wird, so wird die Dienstreise als Nahbereich des Dienstortes gewertet(es steht kein Tagesgeld zu).
Verwenden des Typs Zeitoption ->
Dienstreise mit ausgewähltem Tagesgeld-Satz
Wie wird das Tagesgeld berechnet?
Das Tagesgeld wird für die gesamte zusammenhängende Reise berechnet - nicht für jeden einzelnen Eintrag und nicht pro Kalendertag. Das entspricht der 24-Stunden-Regel.
Was ist eine zusammenhängende Reise?
Dienstreise-Einträge, die sich überschneiden, aneinander anschließen oder höchstens 15 Minuten auseinander liegen, bilden gemeinsam eine Reise. Eine Reise kann mehrere Tage, mehrere Einträge und mehrere Länder umfassen.
Die 15 Minuten sind eine Toleranz für ungenau erfasste Zeiten, keine Pause. Zwei echte Reisen an einem Tag (vormittags hinaus, zurück ins Büro, nachmittags wieder hinaus) liegen weiter auseinander und zählen weiterhin getrennt.
Berechnung in Zwölfteln
Die Gesamtdauer der Reise wird einmal auf volle Stunden aufgerundet
Je vollem Reisetag (24 Stunden) werden 12/12 gerechnet
Die restlichen Stunden ergeben ein Zwölftel je angefangener Stunde
Voraussetzung ist eine Reisedauer von mehr als 3 Stunden - bis einschließlich 3 Stunden steht kein Tagesgeld zu. Das kleinstmögliche Tagesgeld beträgt daher 4/12: die erste Dauer über der Grenze ist 3:01 und damit 4 angefangene Stunden.
Inlands- und Auslandsanteil
Jedes Land der Reise erhält seine Zwölftel aus der summierten Dauer seiner Abschnitte. Der Inlandsanteil ergibt sich aus dem Rest (Gesamtanteil abzüglich aller Auslandsanteile). Dadurch ergibt die Summe aller Anteile genau das Tagesgeld der gesamten Reise.
- Ein Auslandsanteil von höchstens 3 Stunden ergibt 0 Zwölftel und zählt damit automatisch zum Inland.
- Lücken zwischen den Abschnitten und Abschnitte ohne Tagesgeld-Satz zählen ebenfalls zum Inland.
Beispiel: Wien - Frankfurt - Wien
Tagesgeld-Sätze: Österreich 30,00 €, Deutschland 34,00 €
- 10.08. 07:00 Start → 11:15 Grenze → 11.08. 15:00 Grenze → 19:10 Ende
- Reise 36:10 → aufgerundet 37 Stunden → 12 + 12 = 24/12
- Deutschland 27:45 → aufgerundet 28 Stunden → 12 + 4 = 16/12 → 45,33 €
- Österreich 24 − 16 = 8/12 → 20,00 €
Darstellung und Zuordnung zu Tagen
Die Zwölftel einer Reise werden auf die Kalendertage verteilt, die sie umfasst - beginnend beim frühesten Tag. Kein Tag trägt dabei mehr als 12/12.
In der Tagesansicht und im PDF-Bericht werden die Einträge einer Reise als Block dargestellt - mit Reisezeitraum, Ort und Tätigkeit sowie dem Tagesgeld der gesamten Reise. Bei jedem Eintrag ist zusätzlich sein Anteil (z.B. 8/12) und der Betrag angeführt.
Endet eine Reise erst im nächsten Zeitraum, wird ihr Tagesgeld vollständig im Zeitraum des Reise-Endes abgerechnet. Ein Hinweis beim Eintrag erklärt, warum dort kein Betrag steht.
Wie erstelle ich einen Reisekosten-Bericht?
Zuletzt aktualisiert