Projekte & Aufgaben

Was sind Projekte und Aufgaben?

Projekte & Aufgaben ermöglichen die Strukturierung und Abrechnung von Arbeitszeiten. Dabei können Projekte z.B. Kunden-Projekte für externe Abrechnung sein oder interne Projekte für Kostenstellen.

Aufgaben gehören zu Projekten und ermöglichen eine detaillierte Zeiterfassung. Mitglieder buchen Zeit auf konkrete Aufgaben eines Projekts. Aufgaben können auch Zeitarten haben, die für die Zuordnung der Zeit relevant ist (z.B. Reisezeit).

Projekte & Aufgaben sind eine Grundfunktion von TimeFusion und müssen verwendet werden.

Wie erstelle ich ein Projekt?

Gehe zu Einstellungen → Projekte

Klicke auf den Button Neu

Gib den Namen des Projekts ein und optional weitere Informationen:

Kundenname (optional)
Projektnummer (optional)

Klicke auf den Button Erstellen

Aufgaben des Projekts verwalten

Aufgaben sind Untereinheiten von Projekten, auf die Mitarbeiter Zeit buchen.

Aufgaben eines Projekts Aufgaben eines Projekts

Aufgaben zum Projekt hinzufügen

Gehe zu Einstellungen → Projekte

Klicke auf das Projekt und wechsle zum Reiter Aufgaben

Klicke auf den Button Neu

Gib den Namen der Aufgabe ein und weise optional eine Zeitart zu.
z.B. "Reisezeit Fahrer" mit der Zeitart: "Reisezeit - aktiv"

Aufgabe mit Zeitart

Wenn auf diese Aufgabe gebucht wird → Zeitart wird automatisch erfasst

Klicke Erstellen

Wiederhole diese Schritte für alle Aufgaben des Projekts.

Beispiele für Aufgaben-Strukturen

Beratungs-Projekt (externer Kundenauftrag)

Beratung
Workshop
Reisezeit
Vor- und Nachbereitung
Meeting

Verwaltungs-Projekt (interne Aufgaben)

Administration
Schulung
Firmen-Meeting
Sonstiges

Software-Projekt

Entwicklung
Testing
Meeting
Dokumentation
Support

Mitglieder des Projekts verwalten

Mitglied zum Projekt hinzufügen

Nur Mitglieder des Projekts können Zeit auf das Projekt buchen.

Gehe zu Einstellungen → Projekte

Klicke auf das Projekt und wechsle zum Reiter Mitglieder

Klicke auf Hinzufügen und wähle ein Mitglied aus der Liste aus

Wähle die Rolle des Mitglieds im Projekt aus (Mitglied/Administrator/beides)

Klicke auf Hinzufügen

Wähle für ein Mitglied die Projekt-Rolle Administrator um ihm erweiterte Rechte für das Projekt zu geben.

Projekt-Administratoren haben die selben Rechte für das Projekt als Unternehmens-Administratoren:

Alle Einstellungen des Projekts ändern
Mitglieder des Projekts verwalten
Aufgaben des Projekts verwalten
Projektzeiten einsehen
Berichte für das Projekt erstellen

Mitglied aus dem Projekt entfernen

Auswirkungen

Das entfernte Mitglied kann keine neuen Buchungen mehr erstellen
Bisherige Buchungen bleiben erhalten

Gehe zu Einstellungen → Projekte

Klicke auf das Projekt

Wechsle zum Reiter Mitglieder

Klicke auf das zu entfernende Mitglied

Klicke auf Mitglied entfernen und bestätige den Vorgang

Zeit auf Projekte buchen

Mitglieder buchen Zeit auf Aufgaben von Projekten. Sobald ein Mitglied eine Stempelung für den Tag erstellt hat, kann eine Buchung auf eine Aufgabe des Projekts erstellt werden.

Aktive Buchung nach Kommt-Stempelung Aktive Buchung nach Kommt-Stempelung

Klicke auf den Button Buchen über der Stempelung

Der Beginn und das Ende der Buchung werden automatisch vorgeschlagen. Beides kann angepasst werden.

Wähle das Projekt und die Aufgabe aus, auf die du Zeit buchen möchtest.

Optional: Füge einen Kommentar hinzu.

Klicke auf den Button Buchen, um den Eintrag zu speichern

Projekt-Status

Für abgeschlossene Projekte wird empfohlen den Status auf Deaktiviert zu setzen um die Projektliste übersichtlicher zu halten.

Status Aktiv:

Projekt erscheint zur Auswahl bei Mitgliedern des Projekts
Zeit kann auf das Projekt gebucht werden

Status Deaktiviert:

Projekt steht nicht mehr zur Auswahl bei Mitgliedern des Projekts
Keine neuen Buchungen mehr möglich
Bisherige Buchungen bleiben erhalten
Erneutes Aktivieren des Projekts ist jederzeit möglich

Projekt deaktivieren

Gehe zu Einstellungen → Projekte

Klicke auf das Projekt

Wechsle zum Reiter Allgemein

Klicke auf Projekt deaktivieren und bestätige den Vorgang

Projekt-Berichte

Projektzeiten berechnen & exportieren Projektzeiten berechnen & exportieren

Gehe zu Berichte → Projekte

Wähle das Projekt aus der Liste aus

Wähle einen Zeitraum aus und klicke auf Zeitaufwand berechnen

Aktiviere die Erweiterten Optionen um weitere Filter zu setzen

Klicke auf den gewünschten Berichtstyp unter Berichte herunterladen

Zeitauswertung

Nutze die Erweiterten Optionen um weitere Filter zu setzen und zu berechnen wie viel Zeit auf das Projekt im Detail gebucht wurde wie z.B.:

Für einzelne Mitarbeiter oder mehrere Mitarbeiter
Für einzelne oder mehrere Aufgaben
Eine Kombination aus Mitarbeitern und Aufgaben

Filtern mit Erweiterten Optionen Filtern mit Erweiterten Optionen

Export

PDF-Export für interne Zwecke oder als Nachweis für Kunden
Detailliert oder zusammengefasst

Projektbericht als PDF Projektbericht als PDF

Mehr dazu: Berichte & Auswertungen

Projektzeiterfassung - Best Practices

Projekt-Struktur

Qualität vor Quantität

Arbeite mit einer überschaubaren Anzahl gut strukturierter Projekte statt mit vielen fragmentierten Einzelprojekten. Dies erleichtert die Navigation und Auswertung erheblich.

Aussagekräftige Projektbezeichnungen

Verwende Namen, die auf den ersten Blick erkennen lassen, worum es geht. Gute Beispiele:

„Marketingkampagne Produktlaunch Q2" statt „Projekt 23"
„Büroumbau Standort Nord" statt „Baumaßnahme 5"
„Schulung Mitarbeiter Onboarding" statt „Training März"

Konsistente Benennung von Aufgaben

Etabliere einheitliche Standards für wiederkehrende Aufgabentypen. Dies ermöglicht projektübergreifende Auswertungen und erleichtert die Zuordnung. Beispiele für standardisierte Aufgabennamen:

Konzeption, Planung, Umsetzung, Qualitätskontrolle, Dokumentation
Kundenabstimmung, interne Abstimmung, Reporting
Recherche, Analyse, Berichtserstellung

Aufgaben-Granularität

Die richtige Balance finden

Zu detaillierte Aufgaben führen zu Aufwand ohne Mehrwert, zu grobe Aufgaben liefern keine verwertbaren Erkenntnisse.

Vermeide übermäßige Detaillierung

Statt: Formatierung Dokumente, Korrektur Rechtschreibfehler
Besser: Dokumentenbearbeitung

Statt: Recherche Anbieter A, Recherche Anbieter B, Vergleichstabelle erstellen
Besser: Anbieterrecherche und -vergleich

Vermeiden Sie zu grobe Kategorien

Statt nur: Projektarbeit
Besser: Konzeption, Umsetzung, Abstimmung, Nachbearbeitung

Statt nur: Kundenbetreuung
Besser: Beratungsgespräch, Angebotserstellung, Support, Nachverfolgung

Praxistest anwenden

Stelle dir folgende Fragen:

Kann ein Teammitglied spontan entscheiden, welcher Aufgabe die aktuelle Tätigkeit zuzuordnen ist?
Liefert die Aufgabengliederung verwertbare Erkenntnisse für Auswertungen?
Kann basierend auf den erfassten Zeiten nachvollzogen werden, woran gearbeitet wurde?

Team-Zuordnung

Gezielte Projektbeteiligung

Weise Projekte nur denjenigen Mitarbeitern zu, die tatsächlich daran beteiligt sind. Dies bietet mehrere Vorteile:

Übersichtlichere Projektlisten für jeden Einzelnen
Reduzierte Fehlerquote bei der Zeiterfassung
Klarere Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
Aussagekräftigere Auswertungen zur Ressourcenauslastung

Rollenbasierte Zuordnung

Verwende die unterschiedlichen Projekt-Rollen, um Verantwortlichkeiten transparent zu machen (z.B. für Projektleitung, Projekt-Administrator, Projekt-Mitwirkung).

Archivierung und Datenpflege

Aktive Projekte übersichtlich halten

Deaktiviere abgeschlossene Projekte zeitnah um sie zu archivieren. Dies hat folgende Vorteile:

Schnellere Navigation in der aktiven Projektliste
Vermeidung versehentlicher Zeitbuchungen auf abgeschlossene Projekte
Fokus auf laufende Vorhaben

Datenverfügbarkeit

Deaktivierte Projekte bleiben vollständig erhalten und können für Auswertungen, Kalkulationen oder als Referenz für zukünftige Projekte jederzeit eingesehen werden.

Beratungs-Projekt (externer Kundenauftrag)

Verwaltungs-Projekt (interne Aufgaben)

Software-Projekt

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