Grundkonzepte

TimeFusion basiert auf mehreren Kernkonzepten und Funktionen, die zusammen ein vollständiges Zeiterfassungssystem bilden. Auf dieser Seite werden die wichtigsten Begriffe und wie sie zusammenhängen erklärt.

Kommt/Geht-Stempelungen

Die Basis der Zeiterfassung in TimeFusion: Mitglieder stempeln sich ein ("Kommt") wenn sie mit der Arbeit beginnen und aus ("Geht") wenn sie die Arbeit beenden.

• Kommt: Beginn der Arbeitszeit
• Geht: Ende der Arbeitszeit
• Pausen: Werden automatisch zwischen Kommt- und Geht-Stempelung erfasst

Projekte & Aufgaben

Projekte

Projekte dienen der Strukturierung und Abrechnung von Arbeitszeiten:

• Kundenprojekte für externe Abrechnung
• Interne Projekte für Kostenstellen
• Projekt-Teams mit zugewiesenen Mitgliedern

Aufgaben

Aufgaben gehören zu Projekten und ermöglichen eine ausführlichere Zeiterfassung:

• Mitglieder buchen Zeit auf konkrete Aufgaben
• Aufgaben können eigene Zeitarten haben (um zusätzliche Informationen zu erfassen, z.B. Reisezeit)
• Zeiterfassung von Projektaufgaben erfolgt parallel zu Kommt/Geht-Stempelungen

Zeitarten

Zeitarten erweitern die Erfassung von An- und Abwesenheiten.

Sie ermöglichen es, Anwesenheiten mit zusätzlichen Informationen und Abwesenheiten exakt zu definieren und korrekt abzurechnen.

Nutze diese Funktion, um verschiedene Zeitarten wie Dienstreise, Zeitausgleich oder Urlaub zu definieren.

Es gibt drei verschiedene Typen der Erfassung:

• Kommt-Stempelung: Zusätzliche Ortsinformation (z.B. Büro, Telearbeit)
• Aufgabenbuchung: Information für Projektaufgaben (z.B. Reisezeit)
• Zeitoption: Zusatzeinträge zu Arbeitstagen (z.B. Dienstreise, Urlaub, Zeitausgleich, Krankenstand)

Arbeitszeitmodelle

Ein Arbeitszeitmodell definiert die Soll-Arbeitszeiten und Arbeitszeitregeln für Mitglieder.

Soll-Arbeitszeit

Die vereinbarte Arbeitszeit pro Tag und Woche. Beispiele:

• 8 Stunden pro Tag, 40 Stunden pro Woche (Vollzeit)
• 6 Stunden pro Tag, 30 Stunden pro Woche (Teilzeit)
• Modelle mit unterschiedlichen Zeiten pro Tag oder nur einzelne Tage
• Gleitzeitmodelle mit Kernzeit und flexibler Arbeitszeit innerhalb definierter Grenzen

Arbeitszeitregeln

Arbeitszeitregeln definieren zusätzliche Anforderungen eines Arbeitszeitmodells:

• Pausenregeln: Verpflichtende Pausenzeiten
• Höchstarbeitszeiten: Maximale Arbeitszeit pro Tag
• Gleitzeit: Flexible Arbeitszeitgestaltung innerhalb definierter Grenzen

Zeitkonto

Das Zeitkonto zeigt die Differenz zwischen Soll- und Ist-Arbeitszeit:

• Soll-Zeit: Die vereinbarte Arbeitszeit laut Arbeitszeitmodell
• Ist-Zeit: Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit
• Saldo: Überstunden (positiv) oder Minusstunden (negativ)

Ein Zeitkonto wird automatisch geführt, sobald ein Mitglied ein Arbeitszeitmodell zugewiesen hat.

Urlaubskonto

Das Urlaubskonto verwaltet Urlaubsansprüche und -verbrauch:

• Urlaubsanspruch: Verfügbare Urlaubstage pro Urlaubsperiode
• Verbrauchte Urlaubstage: Bereits verwendete Urlaubstage
• Restlicher Anspruch: Noch verfügbare Urlaubstage
• Aliquoter Anspruch: Noch beanspruchbare Urlaubstage basierend auf dem Stichtag
• Automatische Berechnung und Übertragung von Resturlaub

Ein Urlaubskonto wird automatisch geführt, sobald ein Mitglied ein Arbeitszeitmodell zugewiesen hat.

Anträge & Genehmigungen

Je nach Konfiguration können Zeitarten vom Typ Zeitoption einen Genehmigungsprozess erfordern, z.B. für aussergewöhnliche Abwesenheiten wie Dienstreisen, Urlaub oder Zeitausgleich.

• Mitarbeiter stellen Anträge über die Funktion Eintrag erstellen.

• Administratoren verwalten Anträge zentral über die Antragsübersicht.

Terminals

RFID/NFC-Terminals ermöglichen eine schnelle und einfache Zeiterfassung:

• Terminal wird vor Ort montiert (z.B. im Eingangsbereich des Gebäudes)
• Mitarbeiter erhalten persönliche RFID/NFC-Tags (z.B. Schlüsselanhänger oder Karten)
• Einfaches Vorhalten des Tags vor dem Terminal zum Stempeln
• Automatische Synchronisation mit der TimeFusion-App
• Verwaltung der Terminals & Tags vollständig über die TimeFusion-App

Berichte & Auswertungen

TimeFusion bietet verschiedenste Arten von Berichten & Auswertungen:

Für Mitarbeiter

• Monatsübersicht der eigenen Zeiten
• PDF-Export für Nachweise (z.B. für Lohnabrechnung)
• Zeitkonto und Urlaubskonto-Entwicklung (auch im PDF-Export enthalten)
• Für Mitarbeiter mit Projekt-Administrator-Rechten
  • Projektberichte (inkl. PDF-Export)

Für Administratoren

• Zeiteinträge, Auswertungen und Berichte aller Mitarbeiter (inkl. PDF-Export)
• Projektberichte (inkl. PDF-Export)

Berechtigungen & Rollen

TimeFusion unterscheidet verschiedene Kategorien von Benutzerrollen & Berechtigungen, die je nach Konfiguration und Anforderungen des Unternehmens verwendet werden können:

• Verwaltungs-Rollen
• Mitglieder-Rollen
• Rollen für einzelne Fähigkeiten

Feiertage und Sonderfälle

Die gesetzlichen Feiertage für Österreich sind standardmäßig im Kalender hinterlegt und werden automatisch bei allen relevanten Berechnungen berücksichtigt.

• Automatische Soll-Zeit-Berechnung (keine Sollstunden an Feiertagen)
• Urlaubsplanung (Feiertage und Tage ohne konfigurierte Sollstunden zählen automatisch nicht als Urlaubstage)
• Zuschläge und Sonderfälle können mit einer Zeitoption der Unterkategorie Zeitanpassung berücksichtigt werden

Zusammenhang der Funktionen

Die verschiedenen Funktionen und Konzepte greifen ineinander:

1. Ein Mitglied bekommt ein Arbeitszeitmodell zugewiesen
2. Das System führt automatisch ein Zeitkonto & Urlaubskonto

3. Das Mitglied erfasst Zeiten durch Kommt/Geht-Stempelungen.
   Optional können Zeitarten wie Büro oder Telearbeit ausgewählt werden.
4. Parallel bucht er Zeit auf Projekte und Aufgaben
5. Für z.B. Urlaub oder andere Zeitoptionen stellt er einen Antrag
6. Das Zeitkonto & Urlaubskonto wird automatisch geführt
7. Berichte zeigen alle erfassten Daten übersichtlich an

Diese Integration macht TimeFusion zu einem vollständigen Zeiterfassungssystem für moderne Unternehmen.